Party Plan: Gagal Merencanakan Sama Dengan Merencanakan Kegagalan

Party Plan: Gagal Merencanakan Sama Dengan Merencanakan Kegagalan

”Boss, jadi ikut touring?”
”Jadi donk. Kita ke Pelabuhan Ratu atau Cibodas?”
”Ke Gunung Bunder. Kita berangkat 24 Desember, pulang tanggal 25.”
”Ok, Mantap!” Itulah cuplikan percakapan saya dengan Muchtar, penggagas acara touring sepeda motor dan memang biasa mengorganisir berbagai event.
Dalam perjalanan menuju hutan wisata Gunung Bunder, kami biasa melalui daerah Setu Babakan menuju Depok, lalu ke arah Sawangan sampai akhirnya menyusuri jalan Ciampea, sebelum akhirnya masuk ke arah lokasi.
Sepintas hal ini terlihat sederhana, tapi dalam teknisnya, kami harus melakukan briefing dahulu sebelum berangkat. Kami membahas etika dan kode-kode khusus berkendara sepeda motor yang baik dan benar hingga melakukan doa bersama.
Ini semua dilakukan agar kami sampai tujuan sesuai dengan kecepatan yang sama dan perkiraan waktu sampai di tempat tujuan.
Tujuan tour merupakan hal yang penting, namun demikian, yang lebih penting lagi adalah merencanakan bagaimana rombongan touring mencapai tujuannya.
Kegiatan touring tersebut sebenarnya acara yang sederhana, jika dibandingkan event-event besar yang dilaksanakan Tupperware, seperti Winning Team Celebration yang meriah maupun Manager Conference yang megah dan bergengsi akan tetapi perencanaan yang matang tetap perlu dilakukan, karena gagal merencanakan sama dengan merencanakan kegagalan.
Begitu pula dalam siklus sukses bisnis Tupperware, sebelum kita melaksanakan Party, yang dilaksanakan sebelumnya adalah Party Planning atau Perencanaan Party.










PARTY PLAN : “ONE SMALL
STEP TO REACH BIG SUCCESS ”
Saya akan berbagi bagaimana melakukan Party Plan (Perencanaan Party) yang efektif.
Party Plan: Percakapan
Setelah sukses melakukan Dating, hal selanjutnya yang perlu dilakukan adalah merencanakan jalannya Party (Party Plan).
Di bawah ini percakapan via telepon antara Ibu Ida, Sales Force Tupperware dengan Ibu Rahma, Nyonya Rumah Party:
Ida : “Halo, Semangat Pagi! Saya Bu Ida.”
Rahma : “Halo, Pagi eh Sore Bu Ida”
Ida : “Apa kabar? Kok saya tidak melihat Ibu di acara tahun baru di lingkungan blok kita. Wah, pasti ke luar kota ya?”
Rahma : ”Ndak kok Bu! Saya ke rumah mertua, liburan di sana.”
Ida : ”Oh ya Bu, kita pernah janjian untuk buat Party atau demo Tupperware di rumah Ibu Ida. Gimana kalau hari Minggu pekan depan bisa?”
Rahma : ”Jadi dong, Ibu sudah siap?”
Ida : ”Supaya acara Party lebih mantap, saya butuh beberapa informasi.”
Rahma : ”Saya juga ingin acara ini berhasil. Kalau berhasil, tentunya ada hadiah Tupperware-nya khan?”
Ida : ”Tentu! Hadiahnya sudah saya siapkan dari sistem Star Chart dan ada hadiah spesial dari saya juga.”
Rahma : ”Wah, terima kasih ya. Informasi apa yang Ibu butuhkan?”
Ida : “Saya ingin tahu siapa dan berapa orang yang akan datang? Berapa umurnya? Lebih banyak perempuan atau laki-laki?”
Rahma : “Karena arisan keluarga, jadi yang hadir ada bapak, ibu dan juga anak. Anak-anak rata-rata sudah besar di atas kelas 4 SD dan ada juga yang SMP. Biasanya Bapak-Bapak akan kumpul dengan Bapak-Bapak, jarang sekali mereka ikut acara Ibu-Ibu. Paling sesekali mereka ke tempat kita kalau ada perlu saja. Usia mereka rata-rata sudah diatas 35 tahun. Paling tua umur 45 tahun, itu pun 1 orang.”
Ida : ”Baik Bu, sudah cukup jelas, satu lagi, kebanyakan Ibu-Ibu itu kerja kantoran atau di rumah saja?”
Rahma : ”11 orang Ibu rumah tangga, dan 5 orang kerja kantoran atau wiraswasta. Oh iya Bu Rahma, dari pertama kita ketemu, sampai sekarang masih penasaran, apa sih Star Chart itu?”
Ida : ”Star Chart merupakan sistem insentif untuk Host atau Nyonya Rumah. Sistem itu didasarkan pada jumlah penjualan yang terjadi dalam Demo atau Party yang akan kita laksanakan nanti. Misalkan dalam party nanti terjadi penjualan senilai Rp 1,5 juta, maka Ibu akan mendapatkan 30 Star. Nah, Ibu boleh memilih produk Tupperware yang ditandai dengan 30 Star, kemudian membelinya dengan harga Rp 1.100,- x 30 star = Rp 33.000,-. Contoh jika Ibu ingin membeli produk terbaru kita yaitu Squeeze Me yang harganya Rp 120.000,- maka Ibu bisa membelinya hanya seharga Rp 33.000,-. Nah, terjangkau sekali, khan.”
Rahma : ”Wah, itu jauh lebih murah dari orang-orang yang suka jual Tupperware berdiskon ke Aku dulu.”
Ida : ”Begini Bu, saya ingin menjelaskan isi amplop Party kepada Ibu dan perlu ketemu langsung.”
Rahma : ”Memang isinya apa aja sih?”
Ida : ”Ada Undangan, Katalog Terbaru, Order Forms, Flyer Promo Terbaru, Star Chart, Pink Slip, dan Daftar Tamu. Serta ada beberapa hal lain yang perlu kita bicarakan juga.”
Rahma : ”Baiklah Bu Ida, silakan datang”
Ida : ”OK, aku ke sana sekarang.”


Tips Party Plan
Berikut ini Tips melakukan Party Plan yang efektif, antara lain :

1. Tentukan tanggal, jam, tempat. Upayakan di tanggal muda, hindari ‘tanggung bulan’.
2. Menanyakan informasi mengenai tamu, seperti karakternya, jenis kelamin, jumlah, usia, dan status.
3. Berikan amplop Party kepada Host dan jelaskan kegunaan isi amplop tersebut. Isi Amplop Party seperti Undangan, Katalog, Order Form, Flyer Promosi, Star Chart, Pink Slip, dan Daftar Tamu.
4. Jelaskan 4 peran host seperti Mengundang tamu, menciptakan order, mengumpulkan pembayaran, dan mendistribusikan barang pemesan.
5. Tentukan hadiah yang diinginkan host dan review jumlah tamu yang dibutuhkan.
6. Buat daftar tamu yang jumlahnya 2 kali lipat dari yang dibutuhkan.
7. Dorong Host untuk: Mengundang tamu secara personal; Sarankan tamu mengajak satu atau dua orang teman; Hubungi tamu sehari sebelum Party.
8. Bagi tamu yang berhalangan bisa titip order ke HOST.
9. Pilih 2 atau 3 produk Tupperware yang cocok untuk kebutuhan Berikut ini Tips melakukan Party Plan yang efektif, antara lain : tamu dan stoknya cukup di Distributor.
10. Rencanakan rincian Party-nya, seperti lokasi meja display (meja tidak harus besar), alur Party, dan tidak ada keharusan untuk membeli bagi konsumen.
11. Konfirmasi tentang cara pembayaran, misalnya tunai atau arisan.
12. Konfirmasi batas akhir order dan tanggal pengiriman barang.

Sumber: Tuppernews